Waar ben je naar op zoek?DOcume
Alliander & Qirion / Energie

Energietransitie versnellen

Een aanbesteding van ruim 400 miljoen naar de markt, hoe doe je dat?

In de dynamische wereld van de energietransitie heeft Masters in Lean een waardevolle bijdrage geleverd aan het creëren van meer maakbaarheid bij Alliander. Masters In Lean consultant Sjoerd begon als business consultant op het project van het aanbesteden (het in de markt zetten) van een groot aantal te bouwen hoogspanningsstations voor een periode van ten minste 8 jaar. Sjoerd kreeg de vraag of hij op interim basis de rol van (Agile) Product Owner wilde oppakken. Het doel?

Een belangrijke aanbesteding in de markt zetten voor opdrachtgever Alliander voor 180 hoogspanningsstations met een waarde van ruim 400 miljoen. Een grote uitdaging dus, maar zijn antwoord kun je vast wel raden. Zonder twijfel ging Masters In Lean deze uitdaging aan. De voorfase van deze aanbesteding is namelijk een van de belangrijkste, dus aan de slag!

Alliander is een Nederlandse netbeheerder. Liander verzorgt de distributie van energie in Noord-, Oost- en West-Nederland. Als netbeheerder zijn zij met name actief in de provincies Gelderland, Friesland, Flevoland, Noord-Holland en Zuid-Holland. Liander is verantwoordelijk voor de aanleg, het onderhoud en het beheer van deze transport- en distributienetten voor elektriciteit, gas en warmte.

Uitdaging

Je vraagt je wellicht af: waarom zou je al die 180 (extra) hoogspanningsstations laten bouwen? Zoals je misschien in diverse nieuwsberichten hebt kunnen lezen, raakt het elektriciteitsnetwerk in Nederland steeds voller. Hoe voller ons land wordt met woningen, hoe meer woningen elektriciteit nodig hebben en hoe voller het dus wordt op het energienetwerk. Dit alles met het risico dat het netwerk op een gegeven moment té vol is. Soms kan één station namelijk wel 50.000 woningen van elektriciteit en energie voorzien. Het doel van Alliander? Deze 180 nieuwe stations voor 2030 realiseren!

De uitdaging ligt hem enerzijds in het risico van dit project. Bij een dergelijke aanbesteding ligt de uitdaging vaak in het vinden van de juiste partijen die het werk aankunnen (qua aantallen en ook met de juiste kwaliteit). Het zijn projecten waar veiligheid enorm van belang is. Je hebt namelijk te maken met een groot aantal materialen en kabels, als daar iets fout gaat is het gelijk ‘einde oefening’. Het veiligheidsrisico ligt bij deze case dus erg hoog.

De uitdaging ligt anderzijds bij het feit dat je als product owner met heel veel verschillende (stakeholders) mensen en teams werkt en dat iedereen vanuit dezelfde richting moet gaan werken aan hetzelfde doel: de aanbesteding moet bijdragen aan de maakbaarheid en nauwkeurigheid of leverbetrouwbaarheid van de te realiseren projecten.

De grootste uitdaging voor Sjoerd zelf? “Het wisselen van de mensen in het team, waardoor je iedere keer moet schakelen en briefen. Er vinden diverse wisselingen plaats in de directielaag, waar wij steeds aan rapporteren, dat geeft een andere dynamiek. Als er veel nieuwe mensen in het team komen, kan dat een achterstand van informatie opleveren en brengt dat de efficiëntie van het project in gevaar. Daarnaast zijn ook de verschillende perspectieven vanuit de diverse organisatieonderdelen een uitdaging. De uitdaging is namelijk om tot één gezamenlijke en gedragen oplossing te komen.”

Resultaat

De reis die begon met een uitdaging, ging verder met een reeks acties en inspanningen die resulteerden in een duurzame overwinning voor Alliander. Met een geplande einddatum gunning, start contract (net voor de bouwvak ‘23) en einde project (eind 2023), heeft Sjoerd de verantwoordelijkheid voor de aanbesteding en implementatie ondertussen met succes overgedragen aan een nieuw gevormd programma-team.

Het hoogtepunt van dit project was uiteraard de gunning van de aanbesteding in juli 2023, met het contract dat van start ging na het verstrijken van de bezwaarperiode eind juli. Een feestelijke ondertekening in september 2023 markeerde het officiële begin van de implementatiefase. In juli 2023 zijn de eerste voorbereidende stappen gezet voor de bouw van de hoogspanningstations, in oktober 2023 zijn de eerste palen de grond in gegaan en zo heeft de aftrap van dit project officieel plaatsgevonden!

Sjoerd's energie werd niet alleen geput uit het behalen van doelen met een divers en leuk team, maar ook uit het feit dat deze inspanningen een wezenlijke bijdrage leveren aan de energietransitie. Zeker in een tijd waarin het energienet op zijn limieten stuit, draagt het bijbouwen van deze stations niet alleen bij aan duurzaamheid maar creëert het ook ruimte en banen op het net!

Oplossing

Met de uitdagingen stevig voor ogen, nam Sjoerd samen met het team een proactieve benadering aan. Vanuit zijn rol als product owner gingen hij en het team te werk op een SAFE (Scaled) agile wijze, aangepast aan de specifieke behoeften van een niet-IT-gerelateerd project. Hier lag de nadruk op het proces van de aanbesteding, een complex geheel waarbij nauw samengewerkt moest worden met een multifunctioneel team.

Het team omvatte verschillende functies, waaronder operatie/business (o.a. diverse betrokken rollen vanuit Qirion), inkopers, contractmanagers, mensen vanuit de sourcing afdeling, business consultants, in totaal circa 10-12 teamleden. Dit divers samengestelde team bracht niet alleen unieke uitdagingen met zich mee, maar ook de noodzaak om flexibel te schakelen en continu te briefen. Samen de schouders eronder.

Benieuwd welke processen jij kunt doorbreken?

Wij leveren maatwerk gericht op resultaat, in alle lagen van de organisatie. Ik ga graag vrijblijvend met jou in gesprek!

Contact
Sjoerd
Loeffen
Managing partner